Compliance in Unternehmen

Viele Unternehmen, besonders kleine und mittelständische Betriebe, verfügen noch nicht über offizielle Compliance Richtlinien im Unternehmen. Nicht selten wird auch der Sinn hinterfragt. Schließlich halten sich im Unternehmen alle Mitarbeiter*innen an geltendes Recht und das Arbeitsklima ist ebenfalls angenehm. Dennoch sollten Firmen auf klare Regelungen setzen, die jedoch nicht nur durch das Management, sondern auch durch die Mitarbeiter*innen erstellt werden. Schließlich kann so nicht nur die Außendarstellung verbessert, sondern auch Diskriminierung, Rassismus und Sexismus vorgebeugt werden. Aber was bedeutet Compliance eigentlich konkret und welche Vorteile bring es mit sich?

Der Begriff Compliance bedeutet im Grunde genommen nichts anderes als die Einhaltung von Recht und Gesetz durch Unternehmen und Mitarbeitende. Firmen können sich in ihren Compliance Richtlinien jedoch dazu entscheiden, nicht nur rechtliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch weitere Regeln aufzustellen, die das Management selbst festlegt. Der Grundgedanke hinter einem detaillierten Compliance Management System (CMS) ist, dass rechtliche Risiken für das Unternehmen minimiert werden können. Gerade öffentliche Auftraggeber achten darauf, ob potenzielle Auftragnehmer über ein ordentliches CMS verfügen. Da es keine gesetzliche Definition für ein CMS gibt, haben Firmen hier entsprechenden Spielraum und können nicht nur externe Vorgaben wie Gesetze in ihre Compliance integrieren, sondern auch interne Regeln, die das Miteinander verbessern sollen. So können auch Themen wie Gleichberechtigung und Gleichbehandlung integriert und eine klare Position gegen Diskriminierung eingenommen werden. Besonders wichtig ist an dieser Stelle, dass die Führungsebene die Compliance vorlebt und mit gutem Beispiel voran geht. Nur so kann eine Akzeptanz bei allen Mitarbeiter*innen erwirkt werden.

Es gibt mehrere Gründe, aus denen Firmen ein Compliance Management System aufbauen können. Natürlich geht es dabei nicht hauptsächlich darum, einen moralisch perfekten Kodex vorzugeben, sondern eher darum, rechtliche Risiken zu minimieren. An dieser Stelle ist es wichtig, zu beachten, dass Compliance sich je nach Branche ohnehin an gewisse Standards halten muss. In jeder Branche müssen selbstverständlich geltende Gesetze eingehalten werden, zusätzlich gibt es in Deutschland einen Governance Kodex, an dem sich Unternehmen orientieren können. Wer internationalen Handel tätigt, sollte unbedingt auch geltende internationale Vorschriften beachten. Im Bereich Finanzen und Versicherungen gibt es ebenfalls zusätzliche Richtlinien. Dennoch können Firmen und ihre Mitarbeiter*innen so klar Position beziehen: Diskriminierung, Rassismus oder Sexismus haben bei uns keinen Platz.

Unternehmen, die über klare Compliance Richtlinien verfügen, müssen nur selten rechtliche Probleme aufgrund von Unwissen fürchten. Durch klare Regelungen weiß jede Führungskraft, jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, welche Grundsätze im Betrieb gelten und welche Maßnahmen bei Verstößen folgen können. An dieser Stelle gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Firmen mit klaren Regeln und Richtlinien sind vertrauenswürdig. Besonders öffentliche Auftraggeber setzen eine klare Compliance voraus, bevor sie überhaupt Aufträge an externe Unternehmen vergeben. Aber auch intern kann so Vertrauen aufgebaut werden. Wer bei dieser Firma arbeitet, steht für die Werte und Regeln, die es im Unternehmen gibt und lebt danach. 

Natürlich geht es bei Compliance auch um das Image des Unternehmens. Unternehmen, die Compliance Regeln klar definiert haben, können sich nach Außen deutlich positionieren. „Wir stehen gegen Diskriminierung, Rassismus und Rechtsextremismus“ lässt sich durch entsprechend definierte Regeln klar belegen. Ein CMS zeigt, dass Grundsätze nicht nur gepredigt, sondern auch tatsächlich im Unternehmen gelebt werden.

Gibt es klare Regeln zum Umgang mit Diskriminierung oder Rassismus am Arbeitsplatz, kann sich das Arbeitsklima deutlich verbessern. Entsprechende Regelungen und Vorgaben können klarstellen, dass weder Sexismus noch Rassismus oder rechtsextreme Gesinnungen Platz im Team haben. So können potenzielle Konflikte bereits im Keim erstickt werden.

Compliance in Unternehmen sorgt dafür, dass jede*r Mitarbeiter*in weiß, welche Position, welche Werte der Arbeitgeber vertritt. Gleichzeitig wissen Mitarbeiter*innen Bescheid, was zu tun ist, sollte es zu Verstößen gegen eine Compliance-Richtlinie kommen. Es herrscht Klarheit, welche Arten von Aussagen unerwünscht sind und Verstöße können entsprechend gemeldet werden. Für Mitarbeitende, die gegen die Compliance verstoßen, folgen entsprechende Konsequenzen.

Zu Beginn geht es natürlich erst einmal darum, zu definieren, wofür das Unternehmen stehen soll, welche Inhalte die Compliance umfassen soll. Die Entwicklung der Richtlinien ist mindestens genauso wichtig, wie die Einführung und die konstante Schulung aller Mitarbeiter*innen. Ich habe eine kurze Checkliste erarbeitet, an der Sie sich bei der Einführung eines Compliance Management Systems orientieren können:

• Analysieren Sie regelmäßig gefährdete Bereiche
• Erarbeiten Sie klare Vorgaben und Werte, für die das Unternehmen stehen soll und an die sich Mitarbeiter*innen halten sollen
• Beziehen Sie bei der Bearbeitung nicht nur Führungskräfte, sondern auch die Mitarbeitenden mit ein
• Schulen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in Bezug auf das CMS
• Gewährleisten Sie, dass Führungskräfte die Compliance vorleben
• Geben Sie einen Leitfaden, an dem Mitarbeiter*innen sich orientieren können, wenn sie einen Verstoß melden möchten
• Machen Sie klare Vorgaben, welche Sanktionen im Falle eines Verstoßes folgen, erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog
• Sichern Sie sich beim Thema Datenschutz ab
• Hinterfragen Sie die Compliance regelmäßig

Grundsätzlich gilt für das Thema Compliance: Positionieren Sie sich klar und deutlich. Durch entsprechende Richtlinien können Sie nicht nur rechtliche Probleme vorbeugen, sondern auch klar kommunizieren: Bei uns haben Rassismus, Diskriminierung, Sexismus und Rechtsextremismus keinen Platz!